Op de koffie bij Sanofi

“Als groothandel en leverancier samenwerken, plukt de patiënt daar de vruchten van.”
Pierre Payard - Sanofi

Begin 2024 gaven apothekers een duidelijke boodschap aan de groothandel en leveranciers. In een enquête georganiseerd door Febelco vroegen ze beide partijen om meer verantwoordelijkheid te nemen voor gevoelige thema’s zoals onbeschikbaarheden. Deze oproep nemen we bij Febelco 100% ter harte. En dat doen we eigenlijk al heel lang.

Achter de schermen zijn we hier dag in dag uit mee bezig, samen met onze leveranciers. Eén van die leveranciers is Sanofi. Maar wat houdt die samenwerking precies in? En beïnvloedt deze écht de beschikbaarheid van producten? Pierre Payard (Sanofi, Head of Trade North Europe), Bert Jacobs (Febelco, Category Manager) en Marianne Donche (Febelco, Purchase Director) vertellen erover in alle openheid. Want daar draait het grotendeels om.

Groothandelaars en leveranciers kunnen niet met elkaar opschieten. Tenminste, dat is toch het gevoel dat veel apothekers in België hebben. Waarom is dat, denken jullie? En is dat echt zo?

Pierre: “Als ik advocaat van de duivel speel, zou het voor producenten gemakkelijk zijn om geen tijd en energie te steken in de relatie met de groothandels. Waarom? Omdat die toch gedwongen zijn om bij de producent aan te kopen. Bij zo’n aanpak zouden wij als leverancier weinig tot niets te verliezen hebben. Maar ‘niets verliezen’ is niet hetzelfde als ‘iets winnen’. Een positieve en open houding zorgt net voor constructieve oplossingen en een win-win voor alle betrokkenen. Dat creëert een voedingsbodem voor vertrouwen en vlotte communicatie, waardoor heikele thema’s en issues opgelost kunnen worden. Want als je met een open blik kijkt, dan zie je dat we hetzelfde belang hebben. Inderdaad, de patiënt. We willen allebei dat ons product tot bij de patiënt geraakt. En da’s exact wat de apotheek ook wil.”

Bert: “Ook wij hebben vaak het gevoel dat apothekers denken dat we niet praten met leveranciers. Maar we zijn daar eigenlijk constant mee bezig. Alleen is het niet altijd voldoende zichtbaar voor apothekers omdat het helaas ook niet altijd tot oplossingen leidt. Maar bij Sanofi was dat anders.”

Marianne: “Het is ook een heel menselijk en intensief proces. Het werkt niet door één mail naar alle leveranciers te sturen en hopen dat er dan wat verandert. Dat vraagt constant
persoonlijk contact en de andere partij moet ook bereid zijn om de problemen aan te pakken. Maar ik begrijp maar al te goed dat apothekers naar ons kijken en zeggen: ‘Los het op!’ Dat raakt ons. Wij leggen dat niet zomaar naast ons neer.”

Vanuit die gedeelde visie, namelijk ‘het beste voor de patiënt’, zijn Sanofi en Febelco wél nauwer gaan samenwerken. Wat was het start- of sleutelmoment?

Pierre: “Ik ben nieuw in mijn functie, dus ik ging eens op bezoek bij Febelco in Sint-Niklaas. Ik zei meteen al lachend: ‘Als je me om kortingen gaat vragen, ben ik direct weg’. En we
zijn toch blijven praten.”

Bert: “Ja, over die kortingen moeten we het toch nog eens hebben… (lacht) Maar het is wel zo dat je met een concrete vraag kwam, namelijk rond de hoeveelheden van de bestelde producten om het aantal volle dozen te maximaliseren. Dat was meteen een concreet onderwerp om elkaars werkwijze, belangen en visie te leren kennen.”

Pierre: “Die transparantie gaf meteen vertrouwen. Het maakt het ook mogelijk om je te verplaatsen in de situatie van de ander, waardoor je constructief problemen kan oplossen. Het hielp ook dat Bert net was begonnen in de functie van Category Manager. Wat ik trouwens een geslaagde innovatie vind in de Belgische sector van de groothandelaarsverdelers.”

Marianne: “Ik ben heel blij dat je dat zegt! We hebben ons team ook echt uitgebreid, net om dit soort van samenwerkingen mogelijk te maken. Om wat meer context te geven: we hebben bij Febelco zo’n 600 leveranciers. De meeste van hen ervaren het trouwens als positief dat wij extra investeren in de leveranciersrelatie. We kunnen nu intensiever proactief te werk gaan. Op operationeel en commercieel vlak, maar beschikbaarheden blijven wel de basis. Daar zetten we heel hard op in.”

Hoe ga je van een gesprek rond producthoeveelheden per doos naar een duurzame samenwerking rond beschikbaarheden, toch een gevoeliger onderwerp?

Pierre: “We willen allebei vooruit en we hebben allebei de ambitie om de beste in ons segment te worden. Dat zet de deur open voor meer dan louter besprekingen over bestelhoeveelheden. Dan ga je echt naar elkaars processen en bezorgdheden kijken. En ja, zo kom je snel uit bij die producten met een beperkte beschikbaarheid.”

Bert: “Ik herinner me nog dat Pierre me bij één van onze eerste ontmoetingen vroeg: ‘Ik hoor van apothekers dat patiënten geen toegang hebben tot onze producten. Hoe
komt dat?’. Ons antwoord was meteen: ‘Wel, omdat onze bestelling niet volledig werd uitgeleverd door jullie.’ Dat gesprek was een eyeopener voor beide partijen. En vanaf dan kan je beginnen praten. Want je merkt dat er een bereidheid is langs beide kanten om dit probleem aan te pakken.”

Pierre: “Inderdaad, dat was een belangrijk moment. Ik denk ook dat mensen de complexiteit van de beperkt beschikbare producten niet altijd inzien. Helaas kunnen niet alle producten beschikbaar zijn op elk moment, op elke plek en in onbeperkte hoeveelheden. Dat is productioneel en logistiek al niet haalbaar, laat staan op alle andere vlakken.”

Marianne: “Dat is een complexiteit die voor ons wel bevattelijk is omdat we er zo dichtbij staan. Maar als je zoiets moet uitleggen aan een patiënt die voor je neus staat… Ja,
dan begrijp ik dat dat niet makkelijk is.”

Inderdaad, waarom is die beschikbaarheid zo complex?

Pierre: “Het is echt een samenspel van zoveel factoren. Neem nu bv. producten waarvan het patent vervallen is… Andere producenten lanceren dan ook dat product, vaak buiten Europa en veel goedkoper, waardoor het marktaandeel van de oorspronkelijke patenthouder keldert. Logisch, dat is nu eenmaal hoe de geneesmiddelenmarkt werkt. En het is dan even logisch dat de oorspronkelijke patenthouder zich terugtrekt en zijn productie afbouwt omdat de voorspelde vraag zeer klein tot nul zal zijn. Maar wat als de nieuwe producenten plots problemen ondervinden of keuzes maken in het voordeel van buitenlandse markten? Ja, dan wordt er plots weer gekeken naar de originele patenthouder om te leveren, ondanks de plannen om de productie af te bouwen. Soit, dat toont volgens mij goed aan hoe onbeschikbaarheden een kettingreactie kunnen zijn.”

Hoe kan deze samenwerking dat dan aanpakken?

Bert: “Informatie en communicatie. Door kortere communicatielijnen met onze leverancier, kunnen wij correctere informatie geven aan onze apothekers. En we zijn ook zeker dat we dezelfde boodschap geven aan de apotheker én aan de patiënt.”

Pierre: “Ja, want eigenlijk is het nog eenvoudiger voor mij. We wilden allebei, net zoals de apothekers, de patiënt centraal zetten in onze werking. Zorgen dat de patiënt zo goed mogelijk toegang heeft tot onze producten. En als de groothandel de apotheker niet kan beleveren, ja… dan missen wij ook een opportuniteit.”

Marianne: “Het probleem ontstaat ook omdat niet alle leveranciers er op jouw manier naar kijken, Pierre. Veel producenten schakelen Febelco jammer genoeg nog op een zeer rudimentaire manier in: ‘Jullie moeten gewoon het doosje van ons naar de patiënt brengen’. Ze zien ons niet als een speler die de apotheker en de patiënt zo veel mogelijk wil helpen. Of ze begrijpen niet wat er nodig is om die band met de apotheker te ondersteunen.”

Bert: “Helaas wel, ja. En daardoor missen we een kans om de patiënt beter te helpen. Een nauwere samenwerking en communicatie zorgen ook dat ons voorraadbeheer kan verbeteren, waardoor we er nog beter voor kunnen zorgen dat de stock terecht komt waar die effectief nodig is.”

Wat is voor apothekers het grootste voordeel van jullie samenwerking?

Pierre: “De korte communicatielijnen maken dat we het aantal out-of-stocks kunnen beperken. Bert vertelde me bijvoorbeeld hoeveel verwarring er tussen apothekers en patiënten is. Zoals we vaak herhalen, werken we bij Sanofi continu en zeer zorgvuldig de informatie bij over de beschikbaarheid van onze producten op de website FarmaStatus.be. Zodat de apothekers weten wat ze kunnen verwachten. Een out-of-stock hangt ook af van de bereidheid om ze aan te pakken. En dan speelt onze constructieve relatie een sleutelrol. We kunnen Febelco sneller verwittigen van aankomende tekorten, misverstanden raken sneller uitgeklaard en we kunnen hen ondersteunen om toekomstige stockbreuken te corrigeren.”

Marianne: “Dagelijks meten wij de beschikbaarheden van alle producten bij Febelco. En we zien dat, sinds onze intensere samenwerking, deze cijfers verbeteren. Vooral in de lead time, de tijd tussen onze bestelling en de levering door de producent. We hebben daarrond strikte afspraken met onze leveranciers, maar we merken dat de afgesproken en de werkelijke termijn nog heel ver uit elkaar liggen. Bij Febelco willen we onze apothekers en hun patiënten zo veel mogelijk helpen, dus calculeren we de vertragingen al in bij onze bestellingen aan de leverancier. Dat vraagt een extra investering van onze kant. Maar de laatste maanden zien we dat de afgesproken en de werkelijke lead time bij Sanofi dichter bij elkaar beginnen te liggen. Dat betekent dat de betrouwbaarheid stijgt waardoor de beschikbaarheid stijgt.”

Dus vooral beschikbaarheid en betrouwbaarheid?

Bert: “En betere communicatie! Uit onze voorjaarsenquête bleek dat een apotheker in eerste instantie naar ons, de groothandel, kijkt voor informatie. We zijn voor hen de betrouwbaarste bron voor informatie: 83% ervaart de info van ons als ‘betrouwbaar’. Dat gaat dan over beschikbaarheden, maar ook over ‘waarom is een product er niet en wanneer zal het wel beschikbaar zijn’. Doordat wij correctere en uitgebreidere info krijgen van onze leverancier, kunnen we onze apothekers beter informeren en zij hun patiënten. Zo krijg je een keten van vertrouwen. Wij zijn daar graag een sterke schakel in en als het moet zelfs een drijvende kracht.”

Sommigen zullen zeggen: ‘Waarom gebeurde dit allemaal niet eerder?’... Wat is jullie antwoord daarop?

Pierre: “Dat weet ik eigenlijk niet, want ik ben nieuw in deze branche… Maar als ik zou moeten gissen, dan zou ik zeggen dat er niet altijd genoeg vertrouwen was tussen producenten en groothandel? Waardoor de ene direct aan de intenties van de andere begon te twijfelen zodra er iets onverwachts gebeurde?”

Bert: “Ja, het is onvermijdelijk dat er al eens iets verkeerd loopt. Dan is het belangrijk dat je dat niet als een ‘poging tot sabotage’ ziet. Een goede verstandhouding, in alle vertrouwen, helpt dan om de lucht te klaren. Zo weet je ook van elkaar waar de frustraties zitten. Soms zijn die eenvoudig weg te werken.”

Pierre: “Transparantie helpt om de gevolgen van onaangename verrassingen te beperken. En het is ook heel belangrijk om een sfeer van ‘agree to disagree’ te kunnen creëren en behouden, zodat we kunnen blijven vooruitgaan met alle andere zaken die ons bezighouden.” 

Pierre, als leverancier heb je een andere kijk op Febelco. Welke positie neemt Febelco volgens jou in op de groothandelsmarkt?

Pierre: “Febelco is de marktleider in België met een sterke reputatie. Hun structuur maakt hen ook een betrouwbare partner. De aandeelhouders zijn bijna allemaal apothekers, waardoor je weet dat Febelco in alles wat ze doen de apotheker zo goed mogelijk willen ondersteunen en de patiënt zo goed mogelijk willen helpen. Ze hebben geen verborgen agenda, waardoor ze een zeer betrouwbare en constructieve partner zijn. Onze logistieke partner is trouwens Livlina, ook deel van de Febelco Group. We hebben nog maar net hun contract vernieuwd! Dat zegt genoeg over hoeveel vertrouwen wij hebben in een speler als Febelco op onze markt.”

Door de intensievere gesprekken sinds oktober ’23 worden de producten van Sanofi gemiddeld 3 dagen sneller geleverd bij Febelco.