Blik achter de bak: hoe jouw bestelling haar weg vindt naar de apotheek

Voor veel apothekers stopt het verhaal zodra een bestelling geplaatst is. Achter de schermen begint het dan pas. In de expeditie van Kris Schampaert, diensthoofd expeditie in Sint-Niklaas, worden dagelijks tientallen rondes voorbereid zodat geneesmiddelen veilig, correct en op tijd hun bestemming bereiken. Hoe verloopt dat precies? En waarom vraagt dat zoveel meer voorbereiding dan je zou denken? Wij gingen een kijkje nemen tussen de rollenbanen, bakken en bestelwagens in Sint-Niklaas. Daar leidt Kris Schampaert, al 8 jaar #febelcollega en teamleader expeditie sinds 2022, ons rond.

 

Kris, hoe ziet een gemiddelde dag eruit bij jou op de expeditie?

"Geen enkele dag is helemaal hetzelfde, maar gemiddeld vertrekken vanuit Sint-Niklaas zo'n 45 à 50 rondes per dag. We werken met een ochtend-, middag- en avondronde. De eerste chauffeurs vertrekken al om kwart voor acht, zodat ook de verste apotheken tijdig beleverd worden."

Gemiddeld bedient een chauffeur tijdens één ronde ongeveer vijftien apotheken. De routeplanning houdt daarbij rekening met verschillende factoren, van openingsuren tot afstand en verkeerssituatie.

 

Wat gebeurt er eigenlijk met een bestelling zodra die het magazijn verlaat?

"De meeste mensen zien enkel de chauffeur vertrekken, maar er gebeurt heel wat voordien. In de expeditie brengen we alle goederen voor één apotheek samen. Dat zijn niet alleen de groene bakken, maar bijvoorbeeld ook koelproducten, verdovende middelen, volumineuze artikelen en doorbestellingen."

Die verschillende stromen moeten allemaal op het juiste moment bij de juiste chauffeur terechtkomen. De bakken worden vervolgens in een specifieke volgorde geladen, zodat de ronde onderweg zo efficiënt mogelijk verloopt.

 

Dat klinkt eenvoudiger dan het is.

(lacht) "De job is geen rocket science, maar wel complex. Chauffeurs moeten voortdurend gefocust blijven. Ze moeten rekening houden met groene bakken, koeling, doorbestellingen, verdoving, grote volumes... Alles moet aanwezig zijn en correct geladen worden. Het zijn net al die verschillende elementen samen die de uitdaging vormen."

 

“De job is geen rocket science, maar wel complex.”

 

Hoe belangrijk is die voorbereiding?

"Enorm belangrijk. Ik zeg vaak dat 80 procent van het werk in de voorbereiding zit en slechts 20 procent in de uitvoering. Als die voorbereiding goed gebeurt, verloopt de ronde meestal vlot. Chauffeurs zijn daarbij ook afhankelijk van wat ervoor gebeurt in het magazijn en in de expeditie."

Dat verklaart meteen waarom timing zo belangrijk is.

"Vanaf het moment dat een bak het magazijn verlaat, heeft die nog een heel traject af te leggen. Daarom helpt het enorm wanneer de hoofdbestelling tijdig wordt geplaatst en enkel de laatste aanvullingen kort voor vertrek volgen."

 

80% van het werk gebeurt vóór de chauffeur vertrekt.

Kunnen apothekers tot vlak voor vertrek blijven bestellen?

"Ja, dat is net één van de sterktes van ons systeem. Dankzij onze flexibele bestelmomenten kunnen apothekers vaak nog tot relatief laat bestellen en hun producten dezelfde dag ontvangen. Bij Febelco betekent 'same day delivery' in heel veel gevallen zelfs dat de bestelling nog binnen hetzelfde dagdeel geleverd wordt. Dat vraagt uiteraard heel wat flexibiliteit van de mensen achter de schermen.”

Wanneer er op het laatste moment nog veel bijkomende bestellingen binnenkomen, ontstaat extra druk in de expeditie.

“Het bestelgedrag van onze klanten heeft een rechtstreekse impact op hoe vlot en volledig we kunnen vertrekken. Hoe beter de spreiding van bestellingen, hoe efficiënter we kunnen werken."

Welke controles gebeuren voordat een levering vertrekt?

"Onze medewerkers kunnen via verschillende systemen opvolgen of alle goederen effectief zijn aangekomen aan de juiste expeditielijn. Pas wanneer alles compleet is, krijgt de chauffeur groen licht."

Ook producten die extra aandacht vragen, volgen een specifiek proces.

"Koelproducten worden apart verwerkt, volgens de juiste kwaliteitsregels. Zo zorgen we ervoor dat ze onder de juiste omstandigheden bij de apotheek aankomen."

Veel apothekers vragen zich wel eens af waarom een chauffeur soms later aankomt dan voorzien.

"Verkeer blijft natuurlijk de grootste factor. Maar ook wegenwerken, ongevallen of onverwachte situaties onderweg spelen een rol. Een stop die normaal twee minuten duurt, kan uitzonderlijk uitlopen wanneer een chauffeur bijvoorbeeld in een ziekenhuis moet leveren of wanneer er iets extra besproken moet worden."

Toch staat één principe altijd voorop.

"We zullen nooit besparen op kwaliteit of veiligheid om enkele minuten tijd te winnen. Correct leveren blijft belangrijker dan snel leveren."

"Een chauffeur rekent gemiddeld slechts twee minuten per stop."

Wat bewonder jij zelf het meest aan jullie chauffeurs?

"Dat ze dit elke dag opnieuw doen. Het verkeer wordt drukker, de routes complexer en toch blijven onze chauffeurs zich engageren om elke levering tot een goed einde te brengen. We hebben veel trouwe medewerkers die hun klanten door en door kennen. Dat maakt echt een verschil."

Wat zou je apothekers graag willen meegeven?

"Dat er achter elke levering een heel team schuilt. Van magazijnmedewerkers over expeditiemedewerkers tot chauffeurs: iedereen werkt samen met hetzelfde doel. Uiteindelijk draait het erom dat patiënten hun geneesmiddelen tijdig en correct ontvangen. Dat is waar we het elke dag voor doen."

 

Wist je dat?

📦 Vanuit Sint-Niklaas vertrekken dagelijks gemiddeld 86 toeren per ronde (= ochtend, middag, avond).

🚚 Een chauffeur belevert tijdens één ronde gemiddeld een vijftiental apotheken.

⏱️

🛣️ Een bestelwagen rijdt gemiddeld meer dan 200 kilometer per dag, met uitschieters tot 500 – goed voor zo’n 19.500 kilometer per week.

👥 Achter elke levering staat een volledig team.

 

 

 [ML2]Enkel als dit ook in de andere vestigingen het geval is